Pemkot Denpasar memusnahkan arsip yang tidak memiliki nilai guna lagi yang dilakukan di Studio Perpustakaan dan Kearsipan Kota Denpasar, Senin (5/6/2023) (Foto: Ayu)
DENPASAR,
PERSPECTIVESNEWS- Pemerintah Kota Denpasar kembali melakukan penyusutan
atau memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
Pemusnahan arsip in aktif di unit kerja Bagian Umum
Sekretariat Daerah Kota Denpasar, menggunakan alat mesin pencacah kertas
dipimpin Asisten Administrasi Umum (Asisten III) Sekda Kota Denpasar I Dewa
Nyoman Semadi, Senin (5/6/2023) di Studio Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Denpasar.
Nyoman Semadi mengatakan, arsip-arsip sebelum dimusnahkan,
tentunya telah diproses, dipilah dan dinilai secara cermat sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Dalam kesempatan tersebut Dewa Semadi menekankan, dengan
nilai guna arsip, fungsi arsip dalam birokrasi berbangsa dan bernegara sangat
menentukan dalam menetapkan kebijakan pemerintah.
Untuk itu Dewa Semadi mengharapkan seluruh jajaran
Pemerintah Kota Denpasar, demikian juga lembaga, organisasi lainnya yang ada
agar menjaga arsip dan melestarikannya dengan baik dan perlu
kehati-hatian, karena arsip yang telah dimusnahkan tidak akan bisa atau diciptakan
kembali sebagaimana sediakala, dan tidak boleh memusnahkan arsip tanpa melalui
prosedur yang benar.
Dengan pemusnahan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai
guna lagi, akan menghemat tempat atau ruang penyimpanan, biaya, tenaga, serta
waktu dalam rangka penemuan kembali arsip yang diperlukan, berupa arsip - arsip
yang bernilai guna permanen, vital serta arsip yang mempunyai nilai guna
sejarah (arsip statis).
”Kepada para pegawai di lingkungan Pemerintah Kota Denpasar
saya harapkan agar terus mengisi diri, meningkatkan wawasan tentang
pengetahuan kearsipan sehingga arsip yang merupakan alat bukti nyata dan benar
untuk bahan pertanggungjawaban kepada generasi yang akan dating, dapat
diselamatkan dan disimpan dengan baik,” kata Dewa Semadi.
Kepala Bagian Umum Setda Kota Denpasar Nyoman Denny Widya
mengaku, tujuan penyusutan/pemusnahan arsip adalah menentukan arsip-arsip yang
memiliki nilai guna serta untuk efektifitas dan efisiensi dalam rangka
menghemat tempat penyimpanan arsip, biaya, tenaga serta untuk mempercepat waktu
dalam usaha penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan.
Lebih lanjut dikatakan, arsip unit kerja yang
disusutkan/dimusnahkan tahun 2023 ini adalah arsip unit Bagian Umum Setda
Kota Denpasar yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, ditetapkan
oleh pimpinan perangkat daerah atau penyelenggara pemerintah daerah kabupaten/kota
setelah mendapat persetujuan tertulis dari Sekretaris Daerah sesuai dengan
peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang
pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan.
Ia mengaku arsip yang disusutkan/dimusnahkan tahun 2012 -
2019 dengan jumlah 26 box atau 513 berkas. Sebelum dimusnahkan terlebih dahulu
telah diteliti dan diperiksa melalui 2 tahapan.
Tahap I, pengolahan arsip in aktif dari tahun 2012 - 2019
dari bulan Maret - April 2023.
Tahap II yaitu penilaian di bulan Mei terhadap arsip
yang diusulkan dimusnahkan oleh Arsiparis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota
Denpasar.
Denny Widya menambahkan, penyusutan/pemusnahan arsip
merupakan tahapan terakhir dari pengelolaan arsip yang pada awalnya diciptakan,
disimpan, dipelihara kemudian akhirnya disusutkan/dimusnahkan apabila sudah
tidak mempunyai nilai guna lagi.
“Penyusutan yang dilakukan dengan cara dicacah untuk
dijadikan kertas rumput sehingga fisik dan informasinya tidak dapat dikenali
lagi,” jelasnya. (ayu)
